Si estás queriendo optimizar documentos InDesign para crear publicaciones electrónicas accesibles, sea en formato PDF interactivo o libro electrónico (ePUB), sigue estas buenas prácticas.

Al momento de exportar una publicación electrónica desde InDesign, siempre vamos a obtener código sucio que corregir luego en Adobe Acrobat Pro (PDF/UA) o con Sigil (ePUB). Si no revisamos y hacemos una limpieza en el documento de origen, se generará gran cantidad de código excedente. Resolver esto, nos puede tomar horas de corrección.

Ya de por sí, InDesign y prácticamente cualquier aplicación genera código de más e innecesario al exportar. La clave es reducir este código extra, con la ayuda de nuestra intervención.

En este artículo compartiremos algunas etapas para optimizar documentos InDesign, y resolver temas que son básicos e indispensables para la exportación de cualquier tipo de publicación. Con estos temas, vamos a estar abarcando los que van mas allá de una publicación electrónica, ya que también sirven para versiones impresas.

Etapas

  1. Espacios múltiples
  2. Retornos múltiples
  3. Anulaciones de estilos
  4. Objetos en la mesa de pegado [Pasteboard]
  5. Estilos sin usar
  6. Muestras color sin usar

1. Espacios múltiples

Prácticamente todos los textos enviados por clientes, traen múltiples espacios. Esto afecta no sólo al código exportado, sino también al proceso de lectura realizado por un lector de pantalla como NVDA.

Lo más común es encontrar dobles espacios, pero también los hay triples, cuádruples, etc. Algunos editores y escritores suelen utilizar los espacios para alinear texto o simplemente espaciar el contenido.

¿Qué hay de malo con dejar estos espacios en el documento InDesign? En el caso de un PDF accesible, cambiará en la lectura por parte de la tecnología de asistencia. En el caso de un libro electrónico en formato ePUB, se reemplazarán por un único espacio y la publicación se percibirá con algunos cambios con respecto al archivo fuente.

¿Cómo podemos borrar estos espacios de más? De forma manual, recorriendo el documento y utilizando el cursor junto a la tecla de borrado. Mejor aún, podemos utilizar el comando de menú Buscar/Cambiar, seleccionando un Query para aplicar a todo el documento. Y por último, podemos utilizar el script llamado Cleaning Up Text Imported Into InDesign para limpiarlos en sólo dos clics.

Captura de pantalla mostrando el panel Buscar/Cambiar para optimizar documentos InDesign
Listado de opciones para búsqueda y reemplazo de espacios múltiples.

2. Retornos múltiples

Otra mala costumbre que tienen algunos editores y hasta muchos diseñadores, es utilizar retornos múltiples. Comúnmente, suelen utilizarlos para dejar espacios entre párrafos, hacer que un texto salte algún marco de imagen o tabla, etc. ¡Un papelón!

InDesign permite, desde su primer versión, indicar espacios desde las opciones de estilos de párrafos, y también indicar distancias para que el texto envuelva los marcos de imágenes y texto.

¿Qué hay de malo en dejar estos retornos de más en el documento? Para el caso de un PDF accesible, generará etiquetas <P> vacías y cambiará el comportamiento del lector de pantalla y hasta la navegación de las etiquetas. También arrojará errores en la verificación de accesibilidad que habrá que resolver con Acrobat. En el caso de un ePUB, se exportarán cantidad de etiquetas <p> vacías a eliminar con Sigil o cualquier editor de libros electrónicos.

Captura de pantalla de retornos múltiples en un documento InDesign
Retornos múltiples para eliminar en una página de un documento InDesign.

¿Cómo eliminamos estos retornos múltiples tan comunes? Al igual que los espacios, podemos eliminarlos mediante una combinación de pasos ya que vamos a tener que ir ajustando algunos objetos a medida que borramos retornos vacíos. Para esto es clave tener un PDF de referencia o duplicar el documento InDesign antes de arrancar esta etapa.

Para eliminarlos, utilizaremos el comando de menú Buscar/Cambiar, seleccionando un Query para aplicar a todo el documento. Si queremos aplicarlo a todo el documento en dos clics, utilizaremos un script llamado Cleaning Up Text Imported Into InDesign.

3. Anulaciones de estilos

Los estilos nos permiten lograr consistencia en el formato de los textos, facilitar la edición global y aprovechar ciertas funciones como tablas de contenidos, referencias cruzadas, índices alfabéticos, etc. Pero en el momento que empezamos a hacer modificaciones al texto en lugar de modificar las opciones de estilos, se generarán anulaciones [Overrides].

El panel Estilos de párrafo y de carácter, tiene un botón en la zona superior derecha que resalta donde se encuentran esas anulaciones página por página. Es una opción indispensable que a muchos nos gustaría tener disponible en otras aplicaciones también como Apple Pages, Google Docs, etc.

Captura de pantalla del resaltado de anulaciones de estilo en un documento InDesign
Anulaciones de estilos de párrafos en un documento InDesign.

¿Cuál es el inconveniente de generar anulaciones al momento de exportar? En un PDF accesible, se generará una gran cantidad de etiquetas <Span>, las que luego se recomienda eliminar manualmente desde Acrobat. En el caso de un ePUB exportado, también se generaran etiquetas <span> que luego deberemos limpiar para una optimización de código.

Si queremos saber la cantidad de anulaciones, necesitamos crearnos un perfil personalizado de Preflight para que nos indique en qué páginas se encuentran, cuantos caracteres son afectados, etc.

Para eliminar las anulaciones, tendremos que generar nuevos estilos o simplemente eliminarlas con el botón inferior de limpieza de anulaciones. También podemos utilizar un script llamado Clear Overrides Throughout Document, pero ten en cuenta que va a cambiar la apariencia del documento.

4. Objetos en la mesa de pegado

Es bastante común que algunos diseñadores, generen o dejen marcos y demás objetos fuera de las páginas del documento. Este espacio se llama “mesa de pegado” o Pasteboard en inglés.

¿Cuál es el problema al exportar? Si utilizas el panel Preflight, los objetos o marcos que estén en la mesa de pegado, van a ser tenidos en cuenta y pueden arrojar falsos positivos. También, la exportación llevará más tiempo y hasta se pueden generar advertencias y errores en InDesign al finalizar su exportación.

Captura de pantalla del panel Enlaces resaltando un error
Panel Enlaces [Links] resaltando un error de imagen ubicada en la mesa de pegado [Pasteboard].

Si el documento InDesign está en su versión final, no hay excusas para dejar objetos en la mesa de pegado.

¿Cómo los eliminamos? Seleccionándolos con la herramienta Selección y luego borrándolos con la tecla Borrar.

5. Estilos sin usar

Una vez que el documento InDesign está terminado o casi listo, se recomienda eliminar los estilos sin usar. Con estilos nos referimos a estilos de párrafo, carácter, objeto, celda, tablas, etc.

Es recomendable evitar acentos, eñes, caracteres especiales en los nombres de estilos, para evitar errores en formatos PDF accesible y ePUB. Se pueden cambiar manualmente o mediante un script llamado Rename Styles que con solo dos clics, cambia el nombre de estilos y muestras de todo el documento en segundos.

¿Cómo se eliminan los estilos sin usar? Desde el panel de estilos se elige el comando Seleccionar todos los sin usar. Luego hacer clic en la papelera del panel para eliminarlos.

6. Muestras color sin usar

Exactamente lo mismo ocurre con el panel de muestras color. Todas las muestras sin usar en el documento pueden eliminarse de la misma manera, con el comando Seleccionar todos las sin usar. Luego clic en la papelera del mismo panel Muestras.

Esto ayuda a simplificar cada uno de los paneles dejando solo lo utilizado, y además confirmar los nombres de estilos y muestras para compatibilidad al momento de exportar.

Conclusión

Lo más fácil siempre será dejar todo sin limpiar, sin depurar y sin optimizar. Pero con unos pocos minutos puedes ahorrar horas de correcciones posteriores. Los scripts antes mencionados ayudan a automatizar estas etapas en cualquier diseño y optimizar documentos InDesign.

Solicita una cotización

Si deseas un presupuesto para convertir tus archivos en formatos PDF accesible y/o ePUB accesible, completa el formulario de solicitud de cotización o envíanos tus archivos junto con una explicación de lo que necesitas.

Puedes conocer más acerca de cómo optimizar documentos en los cursos Adobe InDesign: PDFs accesibles y Adobe InDesign: Accesibilidad EPUB.

Icono: Basith Ibrahim. Fotografía: Jon Tyson.