La importancia de los metadatos

La importancia de los metadatos

Aprende como utilizar metadatos en diseños, fotografías y cualquier tipo de documento gráfico. Conoce el potencial de incluir información de autor, datos de contacto, e instrucciones en archivos para distribución.

¿Alguna vez quisiste conocer el autor de un documento descargado? ¿O tal vez averiguar las dimensiones de una imagen sin necesidad de abrir una aplicación de edición como Adobe Photoshop? Quizás te habrás preguntado, ¿qué colores y/o tipografías se utilizaron en un archivo de diseño? Todo esto y mucho más, lo encontramos observando sus metadatos. Pero, ¿qué son y cómo se utilizan?

Los metadatos son un conjunto de información estandarizada acerca de un archivo, tales como el nombre de autor, resolución de la imagen, epígrafe, instrucciones de obra, espacio de color (perfil ICC), derecho de copia, palabras clave para búsqueda y clasificación, y una larga lista de información que viaja en el encabezado del documento. Por ejemplo, todas las cámaras digitales guardan en cada captura, los ajustes con los que fueron tomadas: apertura, obturación, sensibilidad, lente, distancia focal, y hasta la hora en la que se capturó la imagen.

La utilización de los metadatos en los archivos tiene una larga lista de posibilidades. Existe gran cantidad de aplicaciones que nos permiten editar los metadatos en cada documento, de forma sencilla y en poco tiempo. Simplemente, es cuestión de dedicarle unos pocos minutos más a cada trabajo que realizamos e incluir valiosa información de cada proyecto.

Otra gran utilidad de los metadatos es la posibilidad de incluir los datos de autor en cada uno de los archivos generados. De esta manera, la información de autoría reside y se traslada en el encabezado de los archivos. Todo esto se puede hacer sin la necesidad de abrir los documentos en su aplicación nativa con los que fueron creados.

Categorías

Podemos clasificar los metadatos en diferentes categorías. Algunas de ellas tienen usos específicos para ciertos rubros, otras no pueden editarse como es el caso de los datos de captura proporcionados por la cámara (Exif) y otros refieren a las propiedades más comunes de cada archivo. Algunas categorías son:

  • Propiedades de archivo: describe las características propias y comunes del archivo, incluidos tamaño, fecha de creación y fecha de modificación. En las fotografías se incluyen datos como: resolución de la imagen, dimensiones, profundidad de bits, modo color, perfil color, etc.
  • IPTC: es el organismo de estándares globales para los medios informativos, que tiene la misión de simplificar la distribución de la información. Dentro de esta categoría existen sub-categorías como Heredado, Core y Extensión. Básicamente en esta se encuentran los datos como: creador, dirección postal, ciudad, país, teléfono, correo-e, sitio web, titular, descripción, palabras clave e instrucciones.
  • Datos de cámara (Exif): muestra toda la información que asigna la cámara a una captura fotográfica incluyendo: configuración de la cámara, modelo, apertura, lente, equilibro de blanco, flash, tiempo de obturación, sensibilidad, y hasta cuando se tomó la imagen. Información valiosa para el equipo de fotografía. Los datos Exif no pueden editarse.
  • Fuentes: en esta categoría se listan las fuentes tipográficas utilizadas en un diseño o gráfico. De gran utilidad para quienes diseñamos, en ese momento previo a abrir un documento ya creado.
  • Muestras de documentos: indispensable para conocer las muestras color utilizadas en los documentos de Illustrator e InDesign, sin la necesidad de abrirlos en sus respectivas aplicaciones. Podemos ver la cantidad de colores, el tipo de muestra (proceso, tinta plana) y modo color (RGB, CMYK) de cada uno de estos.

Aplicaciones

Para adicionar metadatos a los documentos, podemos hacerlo desde la misma aplicación con la que los creamos. Lamentablemente no todas las aplicaciones cumplen esta función y algunas lo hacen de manera limitada. Las aplicaciones recomendadas son las siguientes:

  • Adobe Bridge: La aplicación más recomendable para adicionar metadatos a cada documento ya creado es Adobe Bridge, la cual se incluye en el paquete de aplicaciones Adobe Creative Cloud. El Bridge básicamente es un programa de gestión de activos, el cual brinda una larga lista de utilidades como la de adicionar metadatos a los archivos de manera individual y por lotes a documentos seleccionados. Además, puedes generar plantillas de metadatos y aplicarlas a gran cantidad de gráficos existentes sin siquiera abrirlos. Por último, permite exportar los grupos de metadatos estándar para intercambio como archivo XMP, ocupando tan solo unos pocos KB.
  • Adobe Acrobat Pro: Para hacerlo en un PDF abierto con Adobe Acrobat Pro, solo es cuestión de agregar los metadatos utilizando el comando de menú Archivo – Propiedades – Descripción – Metadatos adicionales.
  • Adobe Illustrator, InDesign y Photoshop: Este trío de aplicaciones gráficas permiten adicionar metadatos a cualquier diseño o gráfico abierto utilizando el comando de menú Archivo – Información de archivo.
  • Vista Previa: Aplicación que trae macOS de forma gratuita en el sistema operativo de cualquier Mac. Permite visualizar las diferentes categorías de metadatos, aunque solo posibilita el agregado de palabras claves en imágenes.
  • Otras: Existe una extensa lista de aplicaciones que permiten visualizar y editar metadatos como Adobe Lightroom, no incluidas en este artículo. Explora buscándolos en tus aplicaciones de uso cotidiano.
Adobe Bridge CC

Visualizando propiedades de archivo en panel Metadatos con Adobe Bridge CC.

Glosario

El siguiente es un breve glosario de términos relacionados y mencionados en este artículo:

Exif
Exchangeable Image File Format o Formato de Archivo de Imagen Intercambiable. Es una especificación para formatos de archivos de imagen usado por las cámaras digitales.
IPTC
International Press Telecommunications Council o Consejo Internacional de Prensa y Telecomunicaciones. Con sede en Londres, es un consorcio que agrupa a las más importantes agencias de noticias y empresas de comunicación.
XMP
Extensible Metadata Platform o Plataforma Extensible de Metadatos. Es un tipo de lenguaje especificado extensible de marcado (eXtensible Markup Language) usado en archivos PDF, de fotografía y en aplicaciones de retoque fotográfico.

Conclusión

Ahora que conoces la importancia y potencial de los metadatos, es tiempo de ponerlos en práctica a nuevos diseños y antiguos documentos a compartir con clientes y grupos de trabajo. Desde ahora, la información que adiciones viajará con tus documentos sin necesidad de archivos adjuntos.

Puedes conocer más acerca de como agregar metadatos a los documentos y crear plantillas XMP en cualquiera de los siguientes cursos:

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