Creando PDFs accesibles

Logra PDFs accesibles, interactivos y fáciles de usar para todos los usuarios, mediante diversas etapas de preparación y validación final.

Desde hace años, uno de los formatos más conocidos para documentos, formularios, diseño, impresión, mapas y publicaciones interactivas es el PDF. Se creó inicialmente como formato propietario de Adobe y se lanzó hace más de 25 años atrás, precisamente en junio de 1993. Fue desarrollado como parte de un concepto de oficina sin papeles. En julio de 2008, el PDF pasa a convertirse en un estándar abierto y se publica por la Organización Internacional de Estándares como ISO 32000-1. Es a partir de entonces que logra una mayor aceptación y popularidad a nivel mundial.

Hoy en día, los archivos PDF pueden contener una gran variedad de contenidos más allá del texto plano y los gráficos, incluyendo elementos interactivos tales como anotaciones y campos de formulario, botones, capas, enlaces, objetos tridimensionales, y otros formatos de datos. Además la especificación PDF brinda encriptación con ajustes de seguridad, firmas digitales, archivos adjuntos, y metadatos para diversos flujos de trabajo.

Pero a pesar de todos los avances y características que fue adoptando el formato PDF, no todos los usuarios podían aprovecharlas si no cumplían con ciertas pautas básicas de accesibilidad. Así fue que en el año 2004 comenzó un proyecto llamado PDF/UA, con un conjunto de especificaciones y requerimientos de accesibilidad para aplicaciones y documentos PDFs accesibles.

Para aquellos que están equipados con el software apropiado, la conformidad PDF/UA asegura el acceso a personas con discapacidades que usan tecnología de asistencia, como lectores de pantalla, lupas de pantalla, joysticks y otras tecnologías para navegar y leer contenido electrónico.

Tener en cuenta estas especificaciones de accesibilidad nos permite lograr que cualquier usuario pueda acceder al contenido incluido en un documento PDF, sin importar su condición o limitaciones.

Preparación de PDFs accesibles

La siguiente es una lista de las etapas de preparación para lograr documentos PDFs accesibles, utilizando las aplicaciones Adobe InDesign y Adobe Acrobat Pro.

Metadatos

Cada documento PDF debe contener metadatos que brinden información básica del archivo. Esta será la primer información que la tecnología de asistencia transcribirá para los discapacitados visuales:

• autor
• descripción
• palabras clave
• título del documento

Desde Bridge, esto se realiza seleccionando el documento y luego el espacio de trabajo llamado Metadatos. Con InDesign utilizando el comando de menú Archivo – Información de archivo. Con Acrobat Pro desde Archivo – Propiedades – Descripción – Metadatos adicionales.

Es importante que el título del documento se muestre en la barra de título, en lugar del nombre de archivo. Tanto Acrobat como InDesign permiten configurarlo así.

Etiquetado

Si el contenido de un documento PDF no está etiquetado, nunca va a poder validar como accesible debido a que requiere una estructura de marcas para su utilización a partir de una tecnología de asistencia. Un documento sin etiquetar mostrará en Acrobat un panel Etiquetas vacío. El mensaje “No hay etiquetas disponible” se mostrará.

Como sucede en el lenguaje HTML, cada elemento en un PDF debe tener asignada una etiqueta correspondiente: imagen, titular, subtítulo, párrafo, lista, tabla, etc. Las etiquetas brindan estructura, orden lógico de lectura y marcado semántico.

Esto se puede hacer directamente desde InDesign mediante la asignación de etiquetas PDF a estilos de párrafo, carácter, objeto, tablas, etc. Para esto los estilos deben estar creados y luego utilizarse el comando Editar todas las etiquetas de exportación del panel Estilos de Párrafo.

Es posible crear un documento PDF accesible directamente en Acrobat, pero es más fácil usar Acrobat para corregir un documento accesible generado en InDesign.

Encabezados

Los niveles de encabezado son elementos que brindan estructura a la información. Facilitan la navegación de personas con discapacidad visual a través del documento: con la ayuda de un comando de teclado específico para lectores de pantalla, es posible listar cada título en el documento (como así también otros elementos tales como hipervínculos, listas, etc.).

Niveles de encabezados [Headings]

• H1: Encabezado principal. Se asigna al título del documento, pero también como un encabezado para secciones importantes que dividen un documento, capítulos, etc.
• H2: Encabezado nivel 2
• H3: Encabezado nivel 3
• H4: Encabezado nivel 4
• H5: Encabezado nivel 5
• H6: Encabezado nivel 6

Un H1 puede incluir varios H2, un H2, varios H3, etc. Es importante preservar esta jerarquía de niveles de encabezado y asignar un estilo de encabezado por su función y no para un efecto de estilo. Por lo tanto, algunos elementos, como las listas, deben reagruparse bajo un nivel de encabezado para facilitar la comprensión de la estructura por parte de las personas con discapacidad visual.

Hipervínculos

Es importante proporcionar a aquellos que utilizan lectores de pantalla como JAWS y NVDA, hiper-vínculos claros y relevantes o URL adecuadas para ayudar a comprender el propósito del hiper-vínculo.

Idioma

El lenguaje o idioma de los textos debe estar especificado de manera global en el documento exportado. InDesign permite indicar el idioma al momento de exportar como PDF, utilizando la opción Idioma del cuadro de diálogo Exportar como PDF interactivo.

Ambas tecnologías de asistencia y agentes de usuario pueden interpretar el texto de manera más precisa cuando el idioma del documento está identificado. De esta forma, los lectores de pantalla pueden cargar las reglas de pronunciación correctas. Como resultado, los usuarios con discapacidades serán capaces de entender el contenido.

En el caso que el documento contenga idiomas múltiples, es clave notificar los cambios de lenguaje para facilitar el entendimiento de cada palabra y párrafo, las cuales serán transcriptas por lectores de pantalla. Puedes indicar el idioma a cada párrafo desde el Estilos de párrafo, y cada palabra en particular desde el panel Estilos de carácter.

Imágenes

Las imágenes muestran información textual. Cuando se trata de imágenes, los lectores de pantalla y otras tecnologías de asistencia no pueden transcribir esta información, por lo tanto, es importante proporcionar texto alternativo.

Para agregar texto alternativo a una imagen debemos utilizar el comando Objeto – Opciones de exportación y luego la pestaña Texto alternativo – Custom. En Acrobat se indica desde Establecer texto alternativo.

Imágenes decorativas

Las imágenes decorativas que no contengan algún tipo de información; no necesitarán ser transcriptas por tecnologías de asistencia debido a que impedirán la experiencia de navegación a personas con discapacidad visual, que no comprenderán el propósito de las mismas.

Para esto, debemos asignar la etiqueta Artefacto a una imagen o gráfico decorativo. Desde InDesign se utiliza el comando Objeto – Opciones de exportación y luego la pestaña PDF etiquetado – Artefacto.

Color

Es importante tener en cuenta algunas reglas generales para el uso del color en los documentos. La información no solo debe brindarse a través del color; también es necesario proporcionar suficiente contraste entre el texto y el fondo.

El rango de contraste debe ser igual o superior a 7:1. Para poder medir esto, se recomienda utilizar la aplicación de escritorio Colour Contrast Analyser. Esta aplicación ayuda a determinar la legibilidad del texto y el contraste de los elementos visuales, tales como controles gráficos e indicadores visuales.

Al momento de validar un PDF accesible, el contraste de color es un requerimiento a realizar de forma manual.

Tabla de contenidos

También conocida como índice temático, una tabla de contenido (en inglés TOC) muestra la estructura de los contenidos de la publicación. Además, permite la navegación a través de cada documento PDF.

El beneficio de generar una tabla de contenido directamente en InDesign es que los enlaces son creados automáticamente; de todas maneras, el formato es más restrictivo a nivel visual que la forma manual.

Para generar una tabla de contenido en InDesign debemos utilizar el cuadro de diálogo Tabla de contenidos, el cual se encuentra al final del menú Diseño.

Marcadores

Todo documento PDF que iguale o supere las 20 páginas, debe contener Marcadores [Bookmarks], de lo contrario no validará como accesible. Los marcadores ayudan a la navegación dentro de los contenidos en cada documento.

Para crear marcadores en InDesign, podemos hacerlo desde el panel Marcadores o de forma automática utilizando el cuadro de diálogo Tabla de contenidos.

Orden de lectura

Para establecer un orden lógico de lectura, debemos arrastrar los elementos en InDesign hacia el panel Artículos, teniendo seleccionado el comando del panel Utilizar para orden de lectura en PDF etiquetado.

Validación

Una vez generado el PDF accesible siguiendo todas las etapas mencionadas anteriormente, es el momento de validar el documento a través de una aplicación como Adobe Acrobat Pro. Para usuarios más avanzados, se recomienda la aplicación PAC (PDF Accessibility Checker).

Glosario

El siguiente es un breve glosario de términos relacionados y mencionados en este artículo:

Accesibilidad

Significa asegurarse de que un sitio web, aplicación o documento, sea fácil de usar para todos. Una buena accesibilidad incrementa el mercado, minimiza el riesgo y mejora la satisfacción de los usuarios.

ISO

International Standard Organization u Organización Internacional de Estándares. Promueve el uso de estándares propietarios, industriales y comerciales a nivel mundial. Actualmente trabaja en 196 países.

PDF

Portable Document Format o Formato de Archivo Portable. Es un formato de almacenamiento para documentos digitales independiente de plataformas de software o hardware.

PDF/UA

PDF/Universal Accessibility o PDF/Accesibilidad Universal. Es el nombre informal para el ISO 14289, el estándar internacional para tecnología PDF accesible.

Conclusión

Ahora que conoces las etapas requeridas para crear PDFs accesibles para todos, es solo cuestión de minutos ponerlas en práctica para cada publicación electrónica y convertirlas en rutinas cotidianas de nuestro trabajo.

Puedes conocer más acerca de como crear PDFs accesibles en el curso Adobe InDesign: Accesibilidad PDF.

También ofrecemos el servicio de crear documentos PDFs accesibles con orden de lectura lógico, etiquetas, marcadores y validación.